一、檔案數(shù)字化是什么？
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。在智慧檔案館中，檔案數(shù)字化系統(tǒng)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
二、智慧檔案館檔案數(shù)字化系統(tǒng)有何優(yōu)勢？
檔案數(shù)字化是指通過計(jì)算機(jī)內(nèi)存，磁盤以及光盤等材料作為檔案的文字載體，利用高速掃描儀、高拍儀等設(shè)備將紙質(zhì)的檔案保存成為電子文書、信件以及報(bào)表或圖紙等的方式。傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)成電子檔案之后就可以通過在不同存儲(chǔ)介質(zhì)上復(fù)制的方式來極大地提高檔案的調(diào)用效率，可以使檔案使用者可以隨時(shí)隨地對需要的檔案信息進(jìn)行快速地查閱。總體而言，智慧檔案館的檔案數(shù)字化系統(tǒng)的優(yōu)勢有以下幾點(diǎn)：
（一）以往檔案使用者只能借助紙質(zhì)載體來閱讀檔案，在智慧檔案館中，數(shù)字化檔案的查閱不依賴于紙質(zhì)介質(zhì)，用戶可借助辦公設(shè)備輕松便捷的對檔案資料進(jìn)行閱讀和利用；
（二）傳統(tǒng)檔案管理模式一直以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決檔案不斷增加這一難題的手段，致使檔案管理成本上漲。然而，智慧檔案館中的檔案數(shù)字化系統(tǒng)使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)；
（三）一體化智能檔案庫房之?dāng)?shù)字化管理系統(tǒng)對檔案資源的傳遞速率和共享性極大地提高，數(shù)字化檔案可以通過計(jì)算機(jī)、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行資料傳遞和共享，較紙質(zhì)而言更加快捷方便；
（四）打破了時(shí)空的限制，有效地避免時(shí)間和距離對資源共享的限制；
（五）智慧檔案館檔案數(shù)字化系統(tǒng)可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為檔案使用者和工作者決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
（六）對電子檔案進(jìn)行保存時(shí)，只需要保證檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，比紙質(zhì)檔案對保存環(huán)境的要求明顯降低；
（七）紙質(zhì)檔案一般年代久遠(yuǎn)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。
智慧檔案館檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。洛陽花都集團(tuán)建設(shè)全國服務(wù)型團(tuán)隊(duì)，著力于檔案裝具的智能系統(tǒng)研發(fā)，智慧檔案館的設(shè)計(jì)突破，引進(jìn)自動(dòng)化設(shè)備和智能化流水線，全方位實(shí)現(xiàn)花都智造。
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