首先，要對放置智能密集柜的檔案室做好測量工作。
由于每個單位的檔案室實際情況都不同，有的單位房間比較寬敞，室內也沒有什么阻礙物，這樣的房間在測量起來也比較省事。但是有的單位可能會在中間有立柱，或者是要放置一些其他的東西，因此在測量的時候就要規劃好，這樣才能更好的采購智能檔案室密集柜。
接著，廠家在進行設計的時候要說清楚我們的需求。
當房間測量好之后，就需要讓廠家進行設計圖紙了，在這個過程中我們要跟廠家說清自己的一個實際需求。比如說自己想要什么類型的密集架，打算在房間里放多少組智能檔案室密集架，同時還要跟廠家說明我們是不是有一些其他的需求，例如監控設備、溫度控制、防盜報警等等。
最后，對于廠家做出來的設計圖紙提出自己的修改意見。
當廠家將設計圖紙做好后，我們要看一看是不是符合自己的要求，如果有不符合自己要求的地方一定要及時和廠家進行溝通，不然的話可能廠家做出來的產品與自己的實際預期就會有很大的偏差了，那樣的話我們也就沒辦法使用了。
設計是整個采購過程中很重要的一個部分，不管我們采購哪種類型的智能檔案室密集柜都不能忽視這個環節，最好是能夠找一個自己單位內了解設計的與廠家進行溝通，這樣也能大大提高我們的采購效率。
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