一、高校檔案管理建設(shè)現(xiàn)狀
（一）高校檔案信息資源管理體系混亂
許多高校檔案管理缺少較完善的制度體系，尤其缺少各類專門檔案的管理制度，導(dǎo)致檔案資源管理上的混亂。例如，學(xué)生的學(xué)業(yè)成績和學(xué)歷檔案有的存檔在學(xué)生部門，有的存檔在學(xué)校檔案館，導(dǎo)致檔案存儲方向混亂，學(xué)生在查閱自己的檔案時(shí)時(shí)需要跑幾個(gè)部門。這種碎片化、凌亂式的管理系統(tǒng)既不利于檔案的管理，也不利于檔案的利用，還很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)和信息量大內(nèi)容的處理。
（二）檔案管理系統(tǒng)老化，基礎(chǔ)設(shè)備落后
目前大多數(shù)高校檔案館內(nèi)使用的檔案管理系統(tǒng)仍是初級的操作管理系統(tǒng)，功能單一，操作界面簡單，僅僅局限于信息錄入、檢索功能，缺少對檔案信息統(tǒng)計(jì)、信息數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)管理等功能的升級和相關(guān)模塊的使用，系統(tǒng)軟件級別較低，系統(tǒng)更新不及時(shí)，不能完全適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展需要。
（三）檔案管理傳統(tǒng)化意識較重
目前很多高校的檔案資源仍以紙質(zhì)資源為主，查閱信息需要先通過檔案檢索的渠道查看目錄，再根據(jù)索引號去庫房查找案宗，然后再根據(jù)案宗中的封皮目錄查找檔案信息，而封皮目錄的相關(guān)內(nèi)容目前還采用手工排序，甚至是手抄的方式進(jìn)行登錄，這極易造成文件的重復(fù)標(biāo)記和錯(cuò)誤引導(dǎo)，查找的過程也費(fèi)時(shí)費(fèi)力。即便是有電子檔案查詢室的高校，有一定的電子資源，但也僅限于學(xué)校方面出臺的相關(guān)文件，并且還不具備上傳及共享功能。
二、建設(shè)高校智慧檔案館的未來展望
（一）借助高科技技術(shù)手段，助力高校智慧檔案館健康發(fā)展
檔案管理的智慧服務(wù)體現(xiàn)在使用高端科技技術(shù)產(chǎn)品，運(yùn)用多種信息化技術(shù)手段，包括云科技、云數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析與挖掘等，整合各種資源，體驗(yàn)者可以跨過人力的查閱和檢索過程，通過設(shè)置的感知系統(tǒng)確定檔案資料的準(zhǔn)確位置，同時(shí)還可以接受相關(guān)的智慧服務(wù)，包括對所查閱卷宗的內(nèi)容分析及選擇功能。同時(shí)，現(xiàn)代智慧檔案館一體化管控平臺還可以為檔案的使用者提供綜合的智慧信息服務(wù)功能，為檔案編纂者提供智慧決策服務(wù)。
（二）使用智能管理模式，實(shí)現(xiàn)高校檔案智慧化服務(wù)
在高校智慧檔案館的建設(shè)中，應(yīng)借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等高端核心技術(shù)，同時(shí)融入智能化管理模式，建立體系化管理運(yùn)作機(jī)制，使用專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行精細(xì)化管理和維護(hù)。利用數(shù)據(jù)處理平臺的功能，完成對信息的檢索，感知檔案的具體位置以及對不同檔案信息內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘。在完成常規(guī)的卷宗檢索及查閱后，高校智慧檔案館還能觸發(fā)相關(guān)的檔案目標(biāo)資源，并充分利用和開發(fā)檔案信息，深度挖掘檔案信息的價(jià)值，使高校檔案資源的價(jià)值得到最大程度的開發(fā)和利用。
（三）樹立智慧理念，高校智慧檔案館融入智慧校園綜合發(fā)展
高校智慧檔案館是智慧校園建設(shè)發(fā)展的重要組成單元。在進(jìn)行智慧校園建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)將智慧檔案館的建設(shè)融入進(jìn)去，尤其是在制定相關(guān)規(guī)劃時(shí)應(yīng)做到同步考慮。高校應(yīng)積極利用目前有利的發(fā)展環(huán)境，使智慧檔案館的發(fā)展得到政策層面的有效保障。在高校總體規(guī)劃下將智慧檔案館積極融入，并以開放共享的建設(shè)模式和碎片化、協(xié)同演進(jìn)的演進(jìn)方式將其置于智慧校園發(fā)展的各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，更好地發(fā)揮智慧檔案館的育人功能，促進(jìn)其信息服務(wù)功能及校園文化傳播功能的發(fā)揮。
智慧檔案館是目前高校檔案管理建設(shè)的發(fā)展趨勢，也是全面實(shí)現(xiàn)智慧校園建設(shè)的信息資源保障和信息助力。洛陽花都集團(tuán)智慧檔案庫房，全國屬地化服務(wù)團(tuán)隊(duì)，智慧檔案館一體化平臺獨(dú)立研發(fā)，5分鐘快速響應(yīng)，售前售后全程跟蹤，為高校智慧檔案館的建設(shè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)業(yè)務(wù)能力的支撐。
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