RFID技術起源于條形碼技術，是一種非接觸式的自動識別技術。采用RFID數據采集技術采集射頻卡上的數據，識別工作無需人工干預，具有自動化高、存儲數據更大、可以反復利用、防水、防磁等優點。如今RFID利用的范圍非常廣泛，在制造、零售、物流、交通等諸多行業都有應用。這項技術運用到檔案管理領域，就衍生出許多智能檔案館管理設備：RFID智能檔案密集架、RFID還借工作臺、檔案盤點車、RFID通道門和RFID手持閱讀器等等。在檔案管理中應用RFID技術已經比較成熟了，自2010年起就有珠海市檔案局、天津市檔案局等陸續對RFID系統進行招標。紹興市的檔案館采用超高頻RFID技術開發系統實現了高效盤庫、錯位查找、檔案實物定位追蹤、數據匯總統計等功能。
深圳RFID智能檔案密集架的防盜丟失管理主要依賴系統報警和現場監控。在檔案室出口安裝RFID通道門，整體的檔案室空間內布局視頻監控，都與智能管理系統進行連接。對于進出檔案室的人員進行權限管理和身份鑒權，對于未授權人員進出檔案室進行報警。當檔案文件允許從智能檔案密集架上取出的時候，由出口的RFID通道門來采集檔案標簽信息，并與出庫指令進行核對。如果檔案文件未經檔案管理信息系統授權異常離開，視頻監控系統就會進行異常情況抓拍，由智能管理系統直接發送報警信息給管理人員。有效杜絕檔案丟失的風險。
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