檔案智能密集架將智能化的操作系統與密集架架體結合起來，這樣就能夠在檔案資料的管理過程中實現智能化的操作。這樣的話就不用再像手動密集架那樣通過人工來進行非常繁瑣的操作，而且檔案智能密集架能夠兼容的程序也非常多，我們只要有一部智能終端設備就可以了。
實際使用的時候，我們只需要在存放檔案資料的時候對于資料進行相應的編號，然后檔案密集架的系統就能夠記錄下來了，然后我們將檔案可以隨意的放置。等需要取出的時候，在操作系統中輸入編號，然后系統檔案智能密集架就會自動打開資料所在的組列，通過燈光定位裝置可以直接定位到檔案的具體位置。
不但如此，檔案智能密集架通過與智能檔案庫房相結合，對檔案室內的溫濕度、安全管理以及門禁系統等等都能夠進行系統控制，可以更好地保證檔案資料存儲的方便性與安全性。