如果說單位里的檔案室是剛建好的，那么最好不要立即投入使用，在進行一段時間的干燥之后再將移動式檔案密集柜以及檔案資料放入。同時還要注意在檔案室內設置消毒區域，對于新放入的檔案資料進行消毒處理，更好的保證檔案資料的安全性。

在檔案室內還要配備防盜報警裝置，對整個檔案室進行實時監控，防止檔案資料出現丟失的情況。管理人員要定期對整個檔案室進行檢查，查看室內的各個設備有沒有安全隱患，是不是在正常工作。

還要注意的是，一定要避免移動式檔案密集柜直接受到陽光直射，做好相應的遮陽措施。還需要注意的是，在檔案室內部不要接通外部水源，以免出現開關失控而導致水留出，對資料產生損壞。